In 2024 startte de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) met de renovatie van het aanmeldcentrum. Door noodzakelijk groot onderhoud aan het complex en om het asielproces beter te ondersteunen, zijn het entreegebouw waar vreemdelingen starten, wachtruimten, hoorkamers en kantoren (ca. 300 werkplekken), het bedrijfsrestaurant en een ruimte voor tijdelijke opvang van kinderen verbouwd en opnieuw ingericht.
Dit gebouwdeel, dat de naam Ebony draagt, is eind 2025 opgeleverd. In 2026 wordt Ivory afgerond, een tweede gebouw met zo’n 200 werkplekken en 16 vergaderruimten in diverse opstellingen. De oplettende lezer spot ongetwijfeld de verwijzing naar ebben- en ivoorhout.
Facilitaire puzzel
De grootste uitdaging van het project: het primaire proces moet doorgaan. Het projectteam van het Facilitair Bedrijf van het SSC Dienst Justitiële Inrichtingen (FB DJI) moest hierdoor één voor één de vleugels van het entreegebouw en gebouwdeel Ebony uithuizen en inhuizen. In een jaar tijd gebeurde dit voor wel vijftien fases.
Ter illustratie: voor elke uithuizing had het team drie dagen de tijd en voor elke inhuizing vier. Dat ging telkens om het intern verhuizen van de gebruikers en de (ver)plaatsing van onder andere meubilair, drankautomaten, ontruimingsinstructies, bewegwijzering en schoonmaak. Om hier ruimte voor te maken, is er op het parkeerterrein een noodgebouw geplaatst dat als schuifruimte dient. In deze tijdelijke huisvesting zit ook het facilitaire team.
Aan het roer van deze ingewikkelde puzzel staat Marijke Addink. Zij is senior projectleider Facilitair vanuit het FB DJI, één van de vier facilitaire concern dienstverleners van het Rijk dat onder andere sinds 2019 de facilitaire dienstverlening voor de IND op het aanmeldcentrum in Ter Apel verzorgt.
Ik bezoek Addink in december 2025 in het aanmeldcentrum, kort na de oplevering van Ebony. Een uniek bezoek: de deuren van deze locatie worden niet vaak geopend voor de media.
De eerste plannen van de verbouwing stammen al uit 2015. ‘Er is jaren naar dit moment toegewerkt’, zegt Addink. Ook door het facilitair projectteam, want veel faciliteiten waren sterk verouderd. Denk aan het meubilair, de groenvoorzieningen en bewegwijzering. ‘Naast de renovatie was het dus mijn opdracht die voorzieningen naar het nu te trekken.’
Unieke dienstverlening
De dienstverlening in het aanmeldcentrum draait zeven dagen per week door. Beveiligers zijn altijd aanwezig, de dagschoonmaak is nooit ver uit het zicht en wekelijks worden de wachtkamers van het aanmeldcentrum bevoorraad. Over elk detail is nagedacht, van rolstoelen bij de ingang en luiers in voorraadkasten tot reservekleding voor kinderen in de tijdelijke opvangruimte.
Het FB DJI werkt vanuit het Rijk met vaste contractpartijen, maar vanwege de specialistische functie van het aanmeldcentrum is hier en daar maatwerk doorgevoerd. Denk aan honderden broodjes die twee keer per dag door het FB DJI aan wachtende vluchtelingen worden rondgedeeld. Of de sterke voorkeur voor soep en chocolademelk uit de drankautomaten. ‘Soep zit niet standaard in de automaten die het Rijk in omloop heeft, dus daarover zijn aparte afspraken gemaakt’, zegt Addink.
Flexibel FM
Addink is sinds de planning van het project betrokken bij het aanmeldcentrum, intussen bijna vijf jaar. Zij is de spin in het web tussen de IND, verbouwende partijen, de vele leveranciers en het uitvoerende facilitaire locatieteam en het facilitaire projectteam. Ze en moet dus regelmatig processen stroomlijnen en op elkaar afstemmen. ‘Dat vraagt om strakke afspraken en heldere deadlines’, zegt ze.
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan in een politiek gevoelige situatie. De ruimten in het aanmeldcentrum moeten flexibel in gebruik zijn, bijvoorbeeld omdat IND-afdelingen en diens ketenpartners worden op- of afgeschaald in geval van verhoogde instroom.
‘Het aanmeldcentrum heeft een landelijke functie. We hebben de IND, maar ook haar ketenpartners: de Koninklijke Marechaussee, Nidos, Raad voor Rechtsbijstand, COA en Vluchtelingenwerk Nederland. Die hebben allemaal een kantoorplek en eventueel hoorkamers nodig.’
Wachtruimten en tijdelijke opvang kinderen
Dit alles terwijl het primaire proces – de aanmelding van vluchtelingen – soepel blijft doorlopen. Dat gebeurt in de vijf wachtruimten in Ebony, ruimten die om gerichte facilitaire keuzes vragen. Bijvoorbeeld de keuze voor niet-gestoffeerd meubilair vanwege hygiëne en regelmatige bevoorrading van onder andere eten en drinken.
Hoewel de ruimtes op zichzelf weinig sfeer uitstralen, zijn ze brandschoon en overzichtelijk. Een bewuste keuze van het facilitaire team. ‘Al het materiaal is robuust en goed schoon te maken’, zegt Addink. De kamers ogen rustig en overzichtelijk, met weinig kunst aan de muren en met instructies in verschillende talen. Elke wachtruimte heeft toegang tot een buitenruimte en een eigen toiletgroep inclusief (nieuwe) verschoningstafel.
Hier wachten vluchtelingen uren tot zij worden opgeroepen in een hoorkamer. De hoorkamers zijn tijdens de renovatie opnieuw gestoffeerd en ingericht. Opvallend detail is dat elke kamer door het midden is gescheiden door een kleur: roze, felrood of appeltjesgroen.
Tijdens een gehoor kunnen kinderen wachten in een tijdelijke opvang. Deze ruimte, oorspronkelijk geheel knaloranje, oogt nu rustig door de blauw-roze inrichting. Achterin is een bank om te chillen, voorin staat een computer voor tieners en middenin ligt allerlei speelgoed voor de kleintjes. En door toegang tot een buitenruimte is er altijd spelmogelijkheid voor kinderen met verschillende achtergronden.
Uniform interieur
Dieper in het gebouw bereiken we de centrale hal: het hart van het gebouw Ebony. Hier is altijd wel iemand te vinden, van een tolk die op zijn afspraak wacht tot medewerkers die naar het bedrijfsrestaurant lopen. Deze ruimte verbindt ook de planningsafdeling van de IND, verschillende wachtruimten, de medische dienst, hoorkamers, et cetera.
‘In het gebouw hadden we eerst wel tien verschillende soorten bureaus en stoelen, echt een allegaartje, in de loop der jaren verzameld’, vertelt Addink. ‘Dat hebben we rechtgetrokken. Alles is nu uniform en waar mogelijk met hergebruik.’
Op de eerste verdieping toont Addink mij het nieuwe ankerpunt en aanlandplek. Dit zijn twee flexibele ruimtes met pantry en gevarieerde zitjes waar medewerkers elkaar informeel treffen, lunchen, dagstarts organiseren of vergaderen.
Addink: ‘Er was hier oorspronkelijk een ruimte met alleen een tafel en stoelen getekend. Dat zag ik niet zitten.’ Door haar inbreng staat er nu voor ieder wat wils. ‘Ons motto: niet elke plek is voor iedereen, maar voor iedereen is er plek.’
Catering op de parkeerplaats
Zulke keuzes tref ik door heel het gebouw aan, telkens uit de koker van Addink en haar team. Sterk voorbeeld hiervan is het proces rondom de catering tijdens de verbouwing. Drie maanden lang moesten medewerkers hun lunch bij een uitgiftetent op de parkeerplaats halen. Qua eten en drinken is namelijk niets in de directe omgeving te vinden, dus dat losten het facilitair team en de cateraar samen op.
‘Dat vroeg wel wat van de leverancier’, geeft ze toe. ‘Er was ook geen spoelkeuken meer en de cateraar moest een beperkt aanbod (deels) op afstand bereiden. Qua afspraken is dat prima verlopen, behalve dat de renovatie van het restaurant vertraging opliep en de cateraar inkomsten dreigde te verliezen. Ik moest toen bovenop de aannemer en onze leveranciers zitten om de deadline te halen.’
Intussen is het bedrijfsrestaurant opgeleverd en is de tijdelijke tent op het parkeerterrein afgebroken. Het restaurant is van 120 zitplekken naar 150 gegaan, met flexibel meubilair en rustiger kleurgebruik. Ook is er een scheidingswand ingebouwd zodat een deel van het restaurant als evenement- en vergaderruimte is te gebruiken.
FM in het projectteam
Addink loopt onvermoeibaar van ruimte naar ruimte tijdens de rondleiding. Haar enthousiasme en drive zijn haast tastbaar. Hoe speelt ze deze klus klaar naast de projecten voor haar andere klanten vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid?
‘De ene keer ben ik hier meerdere dagen per week, maar soms slechts een keer per maand’, zegt ze. ‘Daarom was mijn voorwaarde in het begin dat een aantal facilitaire medewerkers uit het locatieteam van het aanmeldcentrum in mijn projectteam kwam.’ Dat creëerde een kruisbestuiving: de facilitaire collega’s op locatie zijn Addinks ogen en oren, terwijl Addink hen inspireert met ideeën uit andere projecten.
Dat varieert van kleine invloeden, zoals kritisch zijn over het niveau van opleveren, tot knopen doorhakken bij vertragingen. ‘We zitten hier in een uithoek van Nederland, dus de leveranciers komen van ver. Ik probeer werkzaamheden daarom zoveel mogelijk te bundelen. Maar het komt voor dat een leverancier ineens vertraging heeft. Daar moeten wij als team dan flexibel in zijn en proberen mee te denken. En soms is het een kwestie van onze poot stijf houden.’
‘Het is hard werken. Dat laat het team mij ook wel weten’, lacht Addink. ‘Maar tegelijk bloeien ze enorm op. Zij werken hier al jaren en mogen nu ineens in een enorm project meedraaien waar ze veel van leren en in hebben bereikt. Daar krijg ik weer energie van.’
Volgende project
Addinks werk zit er bijna op, want met de oplevering van gebouwdeel Ivory in de zomer van 2026 is het project klaar. Tenminste, dat was het oorspronkelijke idee. Vanwege de invoering van het Europees Migratiepact vanaf juni 2026 gaat het entreegebied van Ebony vanaf januari opnieuw op de schop, nog voordat de vorige renovatie ‘klaar’ voelt. Hier komen dan biometriezuilen, extra bagagescanners en een aangepaste wachtkamer.
‘Zoals gezegd is het hier vanwege de politiek echt een continu flexibel proces’, zegt Addink. Dus wanneer is het na de renovatie, herinrichting en herhuisvesting dan echt klaar voor haar in Ter Apel? Addink lacht: ‘Laat ik het zo zeggen: het is hier nooit saai.’
