Na een jarenlange renovatie opende de Universiteit van Amsterdam (UvA) op 1 september de nieuwe Universiteitsbibliotheek in het Universiteitskwartier. Het monumentale pand is getransformeerd tot een moderne bibliotheek, waar docenten, onderzoekers en studenten kunnen ontmoeten, werken en kennis delen.
Robin van Schijndel is projectmanager en beleidsmedewerker Huisvesting bij de bibliotheek van de UvA en van begin tot eind betrokken geweest bij de renovatie. Hij vertelt aan Facto over het proces en de uitdaging om een werkplekconcept op maat te creëren. ‘Door de monumentale status van het pand ga je toch wat creatiever aan de gang.'
Denk bijvoorbeeld aan grootte van kantoor- en overlegruimten. Deze werkplekken zijn gerealiseerd in het voormalige zusterhuis van het gebouw, maar door de monumentale status mochten de 34 kleine kamers van dit zusterhuis niet bouwkundig worden aangepast. ‘Die nu zijn bestemd tot werkkamers voor één, twee of vier personen. Het grootste kantoor dat we hebben is onze ‘kantoortuin’, geschikt voor 12 personen.’
Ook de scheiding van de bibliotheek en de medewerkersplekken was een puzzel. Die zijn in één gebouwdeel geconcentreerd, op de eerste en derde etage, en door aanduidingen als 'staff only' en het gebruik van elektronische toegangspassen voor bijvoorbeeld studenten wordt de scheiding zuiver gehouden. 'En op verzoek heeft de directie ook werkplekken op de tweede etage, die dus publiek is', zegt Van Schijndel.
Voor medewerkers zijn er 98 kantoorwerkplekken gerealiseerd, inclusief balie en receptie. Dit is op basis van een bezettingsfactor van 0,7, waaruit een behoefte aan 81 werkplekken is vastgesteld. Om rekening te houden met gastgebruikers, zijn er 17 bij gezet. Ook zijn er 8 vergaderruimtes voor 4 tot 11 personen, belcellen en een informele lunch- en ontmoetingsplek.
Dankzij een slim systeem met sensoren en een bijbehorende app kunnen medewerkers real-time zien welke werkplekken beschikbaar zijn. Van Schijndel: ‘Vooral op dinsdag en donderdag is dit heel nuttig.’ Zorgen over een gebrek aan ruimte heeft hij niet. ‘Het is zo'n mooi pand. Ik denk dat medewerkers vaker komen door de grote aantrekkingskracht van het kantoor.'
In de nieuwe bibliotheek is een plein van 'enkele honderden vierkante meters' gerealiseerd waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. Centraal in het gebouw is een groot atrium met informele zitjes. De catering in het restaurant, met 88 plekken, is uitbesteed aan een lokale ondernemer en worden bereid in een compacte keuken.
Van Schijndel vertelt dat de bibliotheek voorheen geen echte lunchcultuur had. 'Het enige bord dat we zagen, was het toetsenbord. De kruimels vielen eraf als je het toetsenbord omkeerde. We willen deze gemiste lunchmomenten nu inhalen', zegt hij lachend.
De beveiliging, receptie en schoonmaak wordt georganiseerd door UvA Facility Services.
We willen de gemiste lunchmomenten inhalen”
Studieplekken
Voor de inrichting van de bibliotheek is onderzoek uitgevoerd naar de behoeften van de eindgebruikers. Opvallend genoeg zijn studenten vrij conservatief in hun wensen voor de bibliotheek, ontdekte Van Schijndel. 'We hebben zeven jaar lang verschillende generaties studenten gevraagd wat ze willen, maar ze vragen altijd hetzelfde: we willen studeren tussen de boeken, het liefst met van die koperen lampjes met groen glas. De vraag achter die vraag is de hang naar traditie en nostalgie. Studenten zijn best behoudend in wat ze willen.'
Er zijn 1.100 studieplekken gerealiseerd, verdeeld over 126 kleinere ruimtes vanwege de monumentale structuur. 'Voor het testen van het meubilair hebben we een soort datingapp ingezet, waarmee studenten konden swipen naar hun voorkeur voor een stoel', vertelt Van Schijndel.
Evaluatiefase
Nu de bibliotheek is geopend, gaat de organisatie een evaluatiefase in. Die loopt sinds augustus tot december 2025. 'Met de slogan "100 dagen niet klagen" vragen we medewerkers feedback op de kantooromgeving, maar ook om even te wennen aan de nieuwe situatie', zegt Van Schijndel.
De ervaringen van collega's rond de benutting van de werkplekken worden verzameld en geanalyseerd. Van Schijndel hoopt hier conclusies en verbetervoorstellen uit te halen. 'We nemen alle opmerkingen over de verschillende behoeften mee. Bij de een zal dat de wens voor kunst zijn, voor de ander planten of een scheidingsscherm.'
Ook komt er nog een kunst- en verfraaiingsproject, dat in samenwerking met de medewerkers wordt opgestart na ingebruikname van het pand. De bewegwijzering wordt digitaal in een app verwerkt en de UvA-huisstijl wordt doorgevoerd. 'Ik geloof dat technische ondersteuning van toegevoerde waarde is. Het is nu vooral de mate van detaillering waar we mee bezig zijn', vertelt Van Schijndel.
Met de Facto e-mailnieuwsbrief blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van facility management en inkoop. Je krijgt tips over gratis whitepapers en checklists.
