TomTom: 'AI helpt om analyses sneller en rijker te maken, maar neemt het denkwerk niet over'

Het automatiseren van finance-processen: geen maandrapportages meer, maar continue informatiestromen en kunstmatige intelligentie die diep doordringt in analyse, forecasting en besluitvorming.

Bij technologiebedrijf TomTom zijn ze hier volop mee bezig. Vicepresident Finance Guido Oudejans en Group Controller Claudia Janssen zeggen: "AI is geen speeltje meer. Kunstmatige intelligentie dwingt ons om scherper te zijn op data, processen en de beroepshouding."

Digitale transformatie

TomTom was al actief met onder andere machine learning, voordat AI gemeengoed werd. "Dit komt door de grote hoeveelheid data die we verwerken in producten voor onze klanten", legt Oudejans uit. "Nu passen we AI ook toe in software en data-oplossingen. Het is dan ook logisch dat finance bij TomTom technologiegedreven is."

Oudejans vervolgt: "Onze interne en externe klanten verwachten dat we de nieuwste tools gebruiken. Dit geldt niet alleen voor finance, maar ook voor engineering. De digitale agenda vertaalt zich naar een vergaande automatisering van processen en een andere manier van werken met data."

Verandering rol finance

Waar finance traditioneel sterk leunde op maandafsluitingen en rapportages achteraf, werkt TomTom nu met een continue stroom van cijfers. Oudejans: "Het is logisch dat je alleen aan het einde van de maand informatie hebt. Managers moeten dagelijks kunnen zien hoe ze ervoor staan, zodat ze sneller kunnen bijsturen. Dat vraagt om systemen waarin data realtime beschikbaar is, maar ook om dashboards die managers zelfstandig kunnen gebruiken, zodat je niet meer voor elke analyse naar finance hoeft."

Bij deze ontwikkeling verschuift de rol van finance. Er gaat minder tijd zitten in het produceren van cijfers, maar meer in het duiden ervan. Janssen ziet dat terug in de praktijk. "Data op zichzelf overtuigt niemand. Je moet er context aan geven: afzetten tegen forecasts, marktontwikkelingen en strategische doelen. Dáár zit de waarde van controlling. AI helpt om analyses sneller en rijker te maken, maar neemt het denkwerk niet over. Je moet nog steeds begrijpen waarom iets afwijkt en of dat komt door interne keuzes of externe factoren."

Naar de rol van datascientist

Een cruciale voorwaarde daarbij is datakwaliteit. Oudejans en Janssen benadrukken dat AI weinig toevoegt zonder een solide basis. Oudejans: "Als je datasets niet op orde zijn, gaat AI dat niet voor je oplossen." Janssen: "Zonder gevalideerde data bouw je op los zand. Je kunt prachtige visualisaties maken, maar als de onderliggende data niet klopt, neem je verkeerde beslissingen."

Oudejans: "Dat betekent dat finance een steeds grotere rol krijgt in datamanagement en taxonomie. Welke metadata voeg je toe aan journaalposten? Hoe zorg je ervoor dat data voorspelbaar en reproduceerbaar is?" Janssen: "Dat denken over datastructuren en relevantie wordt belangrijker dan ooit. Financeprofessionals groeien steeds meer richting de rol van datascientist."

Volgens Oudejans gaat het bij AI niet alleen om slimmere tooling, maar om een andere manier van organiseren. "We bewegen toe naar teams waarin werkzaamheden worden uitgevoerd door mensen én AI-agents. De eindverantwoordelijkheid blijft bij de mens, maar het maakt steeds minder uit of een taak door een collega of door software wordt uitgevoerd. Het gaat erom dát het gebeurt en dat het goed gebeurt. Die verschuiving dwingt finance om anders na te denken over rollen, verantwoordelijkheden en inrichting van processen."

Zelfstandig transacties oppakken

TomTom experimenteert bij finance met AI-agents die delen van het transactieverkeer zelfstandig afhandelen. Oudejans: "We kijken of een AI-agent transacties kan oppakken, valideren en boeken op basis van vooraf ingestelde parameters."

In eerste instantie gaat het om lage bedragen en eenvoudige transacties, maar de ambitie reikt verder. "Naarmate het systeem volwassener wordt en we meer ervaring opdoen, kun je dat opschalen. De menselijke controle verdwijnt daarbij niet, maar verschuift. Je richt het zo in dat afwijkingen en uitzonderingen automatisch worden gesignaleerd. De professional kijkt naar de rode vlaggen. Niet meer naar elke individuele boeking."

Gevolg instroom en loopbaanpaden

Een belangrijk punt van zorg is de opleiding van jonge financeprofessionals. Als basisprocessen volledig geautomatiseerd zijn, verdwijnt het klassieke leerpad waarin je fouten leert herkennen door ze zelf te maken. Oudejans ziet dat die automatisering ook gevolgen heeft voor instroom en loopbaanpaden.

"Veel van het traditionele basiswerk wordt inmiddels gedaan door Robotic Process Automation (RPA) en AI. Daardoor stromen jonge mensen hoger in dan vroeger. Het klassieke leerpad, waarin je begint met transacties en je langzaam omhoogwerkt, verdwijnt deels. Je raakt die onderlaag niet meer met je handen aan."

Andere leercurve in finance

De leercurve wordt anders, zegt Janssen. "Je moet veel bewuster begrijpen waar data vandaan komt en hoe die wordt gevalideerd. Dat is een andere, een veel bredere beroepshouding. Het kritisch vermogen wordt belangrijker dan ooit. Kun je uitleggen wat je ziet? Snap je het zelf? En kun je het valideren?" Die kritische houding is volgens haar niet alleen bij finance relevant.

Ook managers werken steeds vaker met AI-gedreven inzichten. Janssen: "Dat leidt tot rijkere discussies. Managers komen al met hun eigen analyses aan tafel. Finance brengt daar modellen en context bij. Omdat beide partijen een gedeelde informatiebasis hebben, ga je sneller naar de kern: welke investeringen zijn zinvol en waarom?"

Daarmee verandert ook de relatie tussen finance en de business. Waar finance vroeger de poortwachter van informatie was, wordt het nu een gelijkwaardige gesprekspartner. Oudejans: "AI is niet exclusief voor finance. Onze engineers die met data en software werken, passen AI al langer toe. En daarmee zijn AI-kennis en -toepassingen al in veel lagen in de organisatie aanwezig."

Nauwkeurigheid cruciaal

TomTom maakt bewust onderscheid tussen verschillende soorten data. Voor wettelijke en financiële rapportages moet informatie rock-solid zijn, benadrukt Janssen. "Maar dat geldt niet altijd voor managementinformatie. Voor besluitvorming is approximately right vaak al heel waardevol.

AI helpt om sneller patronen en trends zichtbaar te maken, ook als data nog niet perfect is. Wachten tot alles 100% klopt, kan betekenen dat je te laat bent. De kunst is weten wanneer nauwkeurigheid cruciaal is en wanneer snelheid en richting zwaarder wegen."

Slimmer omgaan met data en cloudcapaciteit

Ook op het gebied van forecasting ziet TomTom grote kansen. Door systemen voor HR, vendor management en sales te koppelen, ontstaat een geïntegreerd beeld van kosten en opbrengsten. "Onze grootste kostenpost is personeel", zegt Janssen. "Met AI kun je veel beter voorspellen wat vacatures, verloop en contractverlengingen betekenen voor de forecast." Hetzelfde geldt voor cloudkosten en leverancierscontracten. "Je wilt al die informatie automatisch meenemen, zodat je sneller en beter kunt bijsturen."

Duurzaamheid speelt daarbij een andere rol dan bij industriële bedrijven, maar is niet afwezig. TomTom rapporteert in overeenstemming met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), al is de directe milieu-impact beperkt. "We produceren geen fysieke goederen", zegt Janssen. "Onze CO2-uitstoot zit vooral in kantoren en cloudgebruik." Juist daar kan finance sturen door efficiëntie te bevorderen. "Slimmer omgaan met data en cloudcapaciteit verlaagt kosten en milieu-impact. De belangen lopen hier parallel."

Zorg dat je relevant blijft

Wat raden Oudejans en Janssen controllers aan om te doen met AI? "Experimenteer", reageert Janssen. "Blijf kijken hoe je processen slimmer kunt inrichten met nieuwe technologie." Oudejans: "AI verandert het vak fundamenteel. Als je het links laat liggen, loop je het risico dat je niet meer relevant bent."

Maar die vernieuwing staat of valt met de basis. Datakwaliteit, proceskennis en een kritische beroepshouding blijven essentieel. Oudejans tot slot: "AI kan enorm veel, maar alleen als je organisatie goed is ingericht. Dat is en blijft de verantwoordelijkheid van finance."