<P>Halverwege de or-vergadering roept de ambtelijk secretaris plotseling: “Over een half jaar is het weer verkiezingstijd!”. <br> Onmiddellijk schiet er een stressgolf door de groep. Want een or-verkiezing betekent vakbonden uitnodigen, kandidaten zoeken, posters maken, stembiljetten laten drukken en versturen, collega’s aanmoedigen om te stemmen, stembussen plaatsen en alles na de verkiezingen weer netjes opbergen. En het hele weekend met grote nauwkeurigheid stemmen tellen. Zo veel administratie, je zou bijna vergeten dat het bij de or draait om medewerkersbetrokkenheid …</P> <P><B>Belangrijk</B><br> Or-verkiezingen zijn belangrijk. Voor de democratische vertegenwoordiging van de or en voor het contact met de achterban. Daarbij leidt een hoge opkomst tot een grote zichtbaarheid van de ondernemingsraad. Uit onderzoek van Wiekiesjij ondernemingsraden blijkt dat meer dan 60 procent van de ondernemingsraden nog op papier stemt. Dat levert een grote administratieve last op die de ondernemingsraad veel tijd kost en aandacht weghaalt bij essentiële verkiezingszaken als het werven van goede kandidaten en het verhogen van de opkomst. Gebrek aan aandacht voor deze aspecten vormt een serieuze bedreiging voor de kwaliteit van de medezeggenschap in Nederland. <br> Uit onderzoek van A+O fonds Gemeenten blijkt dat veel ondernemingsraden niet in staat zijn om verkiezingen te organiseren wegens een gebrek aan kandidaten. Het aantal raden met meer kandidaten dan zetels is in de loop van de afgelopen vijftien jaar gehalveerd van ruim 80 procent in 1996 naar nog geen 40 procent in 2013. Digitaal stemmen is een sterk middel om dit tij te keren en een bloeiende medezeggenschapscultuur op te bouwen. Digitaal stemmen stelt de ondernemingsraad in staat zich te richten op de essentiële verkiezingszaken. Een goede leverancier van digitale verkiezingen doet de rest. En dat betekent een niet te onderschatten besparing in kosten en man-uren.</P> <P><B>Persoonlijke ervaringen</B><br> Hoe ervaren ondernemingsraden het om (voor het eerst) met digitale verkiezingen te werken? Marja Jansen van Nedtrain en Hans Teunisse van Vitens maakten de overstap en delen hun ervaringen. <br><br> Marja Jansen (Nedtrain): <br> “Wij hielden afgelopen voorjaar voor het eerst digitale verkiezingen. Voorheen deden we de organisatie van de papieren verkiezingen zelf. Met een man of tien zaten we alle brieven zelf te schrijven, te plakken en te vouwen – een heel gedoe! Ik vond het daarom heel fijn om dit jaar alles uit te kunnen besteden aan onze softwareleverancier. We hoefden alleen het personeelsbestand te sturen en zij regelden dat alles per onderdeelcommissie geregeld werd. Onze kandidaten vonden het erg leuk om een eigen profielpagina te vullen. Daarop konden zij hun motivatie delen, aangeven bij welke vakbond ze zaten en uitleggen waarom de verkiezingen belangrijk zijn. Tijdens de verkiezingen konden we zien hoeveel mensen op welke locaties al hadden gestemd, zodat we precies wisten waar we nog wat extra aan PR moesten doen.” <br><br> Hans Teunisse (Vitens):<br> “Samen met onze softwareleverancier hebben we onze campagne in goede banen weten te leiden. Elke kandidaat kon zijn persoonlijke pagina vullen op de verkiezingswebsite. We kregen ook een training in campagne voeren. Daar leerden we bovendien hoe we sociale media in konden zetten om nog meer mensen te bereiken. We werden prettig ‘ontzorgd’, zal ik maar zeggen. Zo waren we in staat om op een goede manier verkiezingen te voeren. Toen de stembussen om 16.00 uur sloten, konden wij om 16.15 uur met één druk op de knop de uitslag bekend maken aan al onze medewerkers. Dat waardeerde iedereen enorm, sommigen zaten wel in spanning over de uitslag!”</P> <P><B>Digitaal kiezen, waarom (niet)?</B><br> Digitale or-verkiezingen bieden een aantal duidelijke voordelen: <UL> <LI>De or kan de verkiezingen vanuit een centrale plek regelen. <LI>De kiezers kunnen op verschillende locaties stemmen, op hun werkplek of zelfs thuis. <LI>De uitslag is zeer kort na sluiting van de stemmen bekend. </UL> <br>Toch kiezen ondernemingsraden bepaald nog niet massaal voor digitaal stemmen. Dat is vaak een kwestie van drempelvrees. Ondernemingsraden vinden digitale verkiezingen eng omdat ze het gevoel hebben de techniek niet te beheersen. Bovendien verwachten ze dat de kosten enorm hoog zullen zijn. Ook worden digitale verkiezingen wel gezien als onpersoonlijk en afstandelijk.<br><br> Stef van Grieken, de oprichter van softwareleverancier Wiekiesjij ondernemingsraden, meent dat deze argumenten met de huidige technologische ontwikkelingen geen hout meer snijden: “Er zijn tegenwoordig verschillende zeer betrouwbare en betaalbare softwarepakketten op de markt, waarmee ondernemingsraden succesvol verkiezingen kunnen organiseren. Een goede softwareleverancier begeleidt de or tijdens de verkiezing. Die hoeft zich dus niet druk te maken om techniek en logistiek, maar kan zich volledig richten op wat echt belangrijk is: goede kandidaten vinden, contact met de achterban en collega’s overtuigen om te gaan stemmen. Aan digitaal stemmen hangt wel degelijk een prijskaartje, maar vergeet niet dat papieren stemmen veel verborgen kosten met zich meebrengen. Reken maar eens uit wat het kost om tien man bezig te laten zijn met brieven schrijven, vouwen en in enveloppen stoppen, zoals Marja Jansen hiervoor beschrijft.”</P> <P>Een hogere opkomst, kostenefficiëntie en een aantrekkelijke manier om de achterban te informeren: er zijn veel redenen om voor digitale verkiezingen te kiezen. Bekijk de vijf aandachtspunten in het kader maar eens goed en wie weet, zijn de komende verkiezingen een kans voor betrokkenheid in plaats van een stressfactor!</P> <P><B>Tips voor digitale or-verkiezingen</B><br> Gaat u digitale verkiezingen organiseren? Maak met deze punten uw verkiezing tot een succes. <OL> <LI>Stemgeheim – Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat de ondernemingsraad niet weet op wie zij hebben gestemd. Dit kan door eenmalig unieke stemcodes uit te geven aan de kiesgerechtigden. Medewerkers naar de or laten mailen op wie ze willen stemmen of een standaard online enquêteprogramma gebruiken volstaat niet om te voldoen aan het wettelijk stemgeheim. <LI>Veiligheid – Controleer of het bedrijf dat de software voor uw digitale verkiezingen levert gecertificeerd is door een derde partij, gespecialiseerd in privacy en veiligheid. <LI>Begeleiding – Veel aanbieders leveren naast software ook hulp en begeleiding bij uw verkiezingsproces. Dit draagt bij aan het succes en voorkomt fouten. Bovendien houdt u op deze manier tijd over om campagne te voeren en zo uw opkomst te verhogen. <LI>Reglement – Niet alle reglementen zijn geschikt voor de organisatie van digitale verkiezingen. Mogelijk zijn papieren uitnodigingen of schriftelijke stemmingen verplicht. Controleer vooraf uw reglement en houd u aan de voorschriften ter voorkoming van ongeldige verkiezingen. <LI>Informeren – Aanbieders van software komen graag bij u langs om hun aanbod te presenteren. Goede aanbieders zijn te herkennen aan hun kennis en klantvriendelijkheid (zie ook punt 3). Vraag hen om een demonstratie van hun product, aanbevelingen van andere klanten en eventuele samenwerkingsovereenkomsten met betrouwbare partners en trainings-bureaus (bijv. FNV Formaat, SBI, CAOP, WVM). </OL></P>